Acronyme pour Échange de Données Informatiques (en anglais Electronic Data Interchange)

Qu'est-ce que l'EDI transport ?

L’EDI (Electronic Data Interchange) est la meilleure solution pour les entreprises de transport pour échanger informatiquement (d’ordinateur à ordinateur) des fichiers spécifiques à leur secteur, dans un format standard. L’EDI est la manière la plus efficace pour échanger des informations depuis l’application informatique personnalisée de l’entreprise A vers l’application de l’entreprise B. Concrètement, l’EDI se présente sous la forme d’informations présentes dans un envoi informatique. Ces informations reconnues par les systèmes informatiques des deux entreprises évitent à celles-ci des saisies manuelles à des fins de validation. Cette automatisation instantanée des échanges présente des atouts supérieurs aux échanges d’informations sous forme de fax, courriels, et surtout sous format papier. Ces derniers, par exemple, nécessitent des heures de traitement par un grand nombre de personnes, avant de pouvoir diffuser les informations dans l’entreprise qui les reçoit et les met en œuvre.

L’explication principale de la démocratisation de l’EDI est la facilité avec laquelle se déroule l’intégration de l’ensemble de la gamme des données utiles à la gestion. Il s’agit de tous les documents commerciaux utiles à la gestion quotidienne de l’entreprise de transport :

  • Bons de commande ;
  • Factures ;
  • Devis ;
  • Échanges avec la banque ;
  • etc.

Les échanges de données informatiques entre les entreprises déjà partenaires sont plus fréquents.

Les spécificités de l’EDI

Les transactions par échange de données informatiques utilisent des normes permettant à des non-informaticiens de prendre connaissance des fichiers étrangers à l’entreprise. Pour parvenir à traiter l’ensemble de la gamme de fichiers échangés, il est essentiel de bien travailler le processus de gestion des données. Si les informations traitées par EDI sont introuvables, le fichier EDI sera difficile à lire. Des normes standards sont nécessaires, pour une compréhension parfaite par les ordinateurs des entreprises qui conversent ensemble.

Il existe plusieurs types de transmissions EDI :

  • La connexion directe (point à point) qui consiste à utiliser Internet pour « discuter » de manière automatique et parfaitement sécurisée ;
  • Par l’intermédiaire d’un réseau à valeur ajoutée, dit VAN. Ce cas utilise une messagerie classique pour échanger des fichiers ;
  • La Web EDI, plutôt utilisée par les très petites entreprises ;
  • L’EDI mobile : les applications professionnelles prennent de l’ampleur, malgré les problèmes de sécurité et de lecture sur des écrans de petite taille ;
  • L’externalisation de l’EDI à l’aide de plateformes ERP (progiciel de gestion intégré).

Sans être exhaustif, il existe plusieurs protocoles de transmission des échanges de données informatiques par l’intermédiaire d’Internet. On peut par exemple citer le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) et l’AS2 ou Applicability Statement 2.

Si la forme de langage n’était pas standardisée (chiffres, dates par exemple), les ordinateurs d’une entreprise enverraient des fichiers parlant leur langage propre (sous son format). L’entreprise A parlerait en coréen à un Français ou un Anglais de l’entreprise B qui ne le comprend pas. Tout comme les hommes, les ordinateurs ne se comprendraient pas.

Exemples et mise en pratique

Trois étapes essentielles précèdent les échanges de données informatiques :

Étape 1 : la mise en forme des documents

Prenons l’exemple d’un devis. L’ordinateur de l’entreprise émettrice crée un fichier informatique présentant toutes les informations utiles à la création d’un document EDI. Des logiciels applicatifs sont le plus souvent nécessaires pour créer des fichiers EDI.

Étape 2 : le formatage pour correspondre aux normes EDI

Il est indispensable de transférer les données informatiques vers un logiciel de conversion du format initial au format EDI standard.

Étape 3 : la connexion et l’envoi des fichiers EDI vers le destinataire

Lorsque les documents commerciaux sont enfin normés au format EDI, ils sont envoyés à l’entreprise destinataire.

Bases réglementaires

La loi sur la protection des données personnelles dite RGPD : règlement général sur la protection des données.